Esse modelo utiliza duas opções, sendo uma para adiantar recursos para utilização futura e a outra para reembolsar recursos já utilizados.
Em um formulário com campos de detalhe das despesas, o colaborador adiciona as informações necessárias e anexa os documentos pertinentes.

A solicitação é encaminhada para o gestor do departamento que autoriza ou não o reembolso ou o adiantamento.
Pode ser necessária uma aprovação adicional, nesse caso, o gestor submete ao responsável superior, se julgar necessário, isso pode ser submetido de forma automática se a regra de negócio for alterada para escalar alçada baseada em valor, ou tipo de reembolso, por exemplo; mas para esse modelo utilizamos a opção onde o próprio gestor da área é quem decide se é necessário ou não submeter a um superior.

Uma vez aprovado o reembolso ou adiantamento, é encaminhado ao RH para ciência e ao mesmo tempo para o departamento financeiro para que este provisione o pagamento na data definida

Após a realização do pagamento, o financeiro anexa o comprovante e o sistema envia um e-mail ao solicitante informando que o reembolso foi efetivado.

Se o reembolso não for aprovado, o fluxo se encerra e o solicitante é notificado por e-mail indicando as causas da recusa, ou caso haja uma recusa parcial, da mesma forma o solicitante receberá um e-mail sobre os motivos da recusa parcial e um e-mail quando da realização do pagamento.

A qualquer momento você pode consultar todas as solicitações em andamento, gerar relatórios de quantos reembolsos foram realizados em um período, ou para um determinado colaborador, dentre outros filtros possíveis.